発生した順序で整理する
時系列とは、ここでは出来事を時間の順に並べることです。日付をまたぐ場合は日付も入力し、時刻だけで並べないようにします。出来事が発生した時点と、自分が知った時点が違うときは、その違いが分かるように記載します。
元のメモ・見直したい表現
午後に訂正版を送った。朝に古い案内を送っていた。先方の確認はまだ。
整理した例
10月20日10:00：案内資料を送付。 13:30：更新前の納期が記載されていることを確認。 14:00：訂正版を送付し、差し替えを依頼。 15:00時点：先方での確認状況は確認中。
架空の事例です。実際の材料に置き換えてください。不明な情報を推測で埋めない
正確な時刻が分からない場合は「午前中」「時刻不明」など、分かる範囲を記載します。原因も、確認済みの事実と仮説を分けます。
ツールの並べ替えは確認できる日付と時刻を対象にします。不明な日時は別に示し、並べ替えた後に順序を確認できます。
経緯報告書・顛末書・始末書
経緯報告書は出来事の経過と対応状況、顛末書は経緯に加えて原因・結果・対策を整理する用途で使われます。始末書は反省や責任に関する説明を求められる場合があり、目的が異なります。
呼び方や求められる項目は会社によって異なります。文書名だけで決めず、提出先が何を確認したいのかを優先してください。当サイトには始末書の作成機能はありません。